これで完璧！本当に役立つテレワークマナー
コロナ禍によってテレワークを導入する企業が増えた昨今、皆様いかがお過ごしでしょうか。僕は4連休明けでダルかったので有給を取得し妻とデートしてきました。イェーイ。
さて、弊社も今年2月以降は全社員完全テレワークに移行しました。弊社は2011年からテレワークを導入し各自が自由に活用していたため、特に大きな問題も無くテレワーク体制に移行したのですが、全社員完全テレワークは初めての状況であり、幾つかの課題が発生しました。特に、その状況下でも新しく入社する社員がいますので、これまで社内で培ってきた暗黙の了解が共有出来ないことは大きな課題でした。
ということで、本記事では、弊社のテレワークマナーについてご紹介したいと思います。皆さんのご参考になれば幸いです。
業務の開始と終了はチャットで宣言する
これはオフィス出社時でもテレワークでも変わらないのですが、業務開始時と業務終了時にはSlackで宣言しています。弊社ではこれを開店/閉店と呼んでいます。
気をつけて頂きたいのは、これは報告ではなく共有であるということです。業務開始と業務終了を共有しておくことで、同僚が相談したり依頼をしたりできる時間を把握出来ます。この共有をしておかないと、業務開始前や業務終了後にMentionがバンバン飛んで来るかもしれません。もちろん飛んできたからって怒るメンバーはいないのですが、お互いちょっとした気遣いが出来るように、自分が働いている時間は共有しておくと良いでしょう。
これは休憩時間も同様です。昼休みにのんびりゲームしているときにスマホがブーブー鳴っていたら気が散るかもしれません。休憩開始と終了をSlackで宣言することでゆっくり休憩することが出来ます。休憩中はDisplay nameの後ろに「休憩中」等と付けておくのも良いでしょう。
マイクとスピーカーはPC内蔵のものを使わないPCの性能は以前と比べて格段に上がっていますが、残念ながらマイクとスピーカーはそうではありません。マイクについては音質は向上しているものの、指向性が無いために周囲の音を拾ってしまいます。そしてPC操作時には、どうしても打鍵音がダイレクトに響いてしまいます。またスピーカーは、まぁ正直全く駄目です。音楽を聞くのにさえ向いていないのに、音声のやり取りなんか出来るわけがない。
マイクとスピーカーは必ず別に用意しましょう。必ずしも高価なものである必要はありません。音声が聞き取りやすく、かつ自分の声をちゃんと拾ってくれるものを探してください。
カメラはオフでいいビデオ会議でカメラをオンにする必要なんて全くありません、と断言します。
僕は時々GoogleやAmazonやMicrosoftの皆さんとビデオ会議をすることがあるのですが、カメラをオフにしている人はたくさんいます。これは国内だけでなく海外の方でもです。僕たちは相手に顔を見るためにミーティングしているわけではなくて、会話をするためにミーティングしているので、カメラなんかどうでもいいです。
だから、服装だって何でもいいし、当然女性もお化粧なんかしなくていいし、なんならアバターだって構いません（実際弊社にはそういう人がいます）オンにしたい人はすればいいし、オフにしたい人はそうすればいい、ってだけです。
なお当然ですが、オンにした場合の服装についてはTPOでご判断ください。これはテレワークだろうとオフラインだろうと変わらない、普通のビジネスマナーです。
バーチャル背景で主張するバーチャル背景は自己主張の大きなチャンスです。好きな場所、好きな歌手や漫画やアニメ、好きな家族、何だって構いません。自分で好き勝手設定しちゃいましょう。
僕は一時期GOLD'S GYMの店舗内写真を使っていました。もちろんバーチャル背景は必須では無いので、使わないのだって自由です。また社外の人とのミーティングではTPOでごh(
家族やペットの乱入はむしろチャンス結局の所、僕たちは機械ではなく人を相手に仕事をしているので、相手の人となりを知ることはコミュニケーションを円滑にします。ビデオ会議中の家族やペットの乱入は、相手に自分のことを伝えるチャンスですし、逆に相手からすれば会話のきっかけになります。
乱入してきた場合には積極的に相手に紹介していきましょう。逆に相手側に乱入があれば積極的に話題にあげましょう。これだけで会話が抜群に盛り上がります。
これはある日の部門内ミーティグで今期の営業目標について説明していた僕です。
ビデオ会議のログアウトは迅速に
オフラインで打ち合わせをしていた頃、アジェンダを全て議論し終わったあとに「せっかく集まったんだからこれも...」とか言い始める人いませんでしたか？いやそれアジェンダの意味ねえだろ、と僕はよく思っていたものですが、テレワークが主流の現在では「せっかく集まったんだから」自体意味がありません。必要あるならすぐその瞬間にでもビデオ会議を繋いで話せば良いんです。
だから、ビデオ会議が終わった時にはダラダラ待つ必要はありません。「じゃ、おつかれっすー。ういっすういっす」って言ったらすぐ切断しましょう。特に自分が相手から見て客の場合や上長に当たる場合は真っ先に切断するべきです。残念ながら、いわゆるビジネスマナーにおいては「偉い人が退席してから退席する」とか「偉い人が電話を切ってから自分が切る」みたいなものがあり、ビデオ会議でもそういう気の使い方をする人が一定数います。だからこそ、自分が立場上上側に当たる場合は迅速にログアウトすべきです。余計な気を使わせないようにしましょう。
Slackは非同期コミュニケーションだと認識するこれはもうLINEでもSMSでも一緒なんですけど、Slackは決して同期的なコミュニケーションではありません。自分が投げたメッセージを相手が見るのは、相手が都合の良い時であり、決して投げた瞬間に見てもらえるわけではないのです。最も重要なのは、即レスを期待しないことです。逆に即レスが必要なのであればビデオ会議を使いましょう。
オフライン以上に背景をしっかり伝える全員が同じオフィスに居る時は、何となく別の席の会話が耳に入ってきたり、他の誰かから又聞きしたりと、情報はメッシュ状で入手出来ました。しかしテレワークではそのような機会がありません。情報は入手可能な経路からしか入手出来ないのです。
だからこそ、相手の理解に期待し過ぎず、相談や依頼の背景をきちんと整理した上でちゃんと伝えましょう。背景の認識に齟齬があると議論が噛み合わず、無駄に会話が長引いてしまいます。箇条書きで構わないので軽くまとめてからビデオ会議に臨むとダラダラせずに効率よく会話が出来ます。
名刺代わりにSNSを使う
名刺、使わなくなりましたねー。以前だと200枚の名刺を1ヶ月で使い切っていたのですが、この半年で使った名刺は0枚です。しかし、社外の方とやり取りをする時には相手の詳細情報を知ることが出来ず、またデータとして残すことも出来ず、ちょっと不便です。
一番簡単なのはSNSを使うことです。国内ではFacebook、国外ではLinkedInを使うことが多いです。私は同僚、パートナー、顧客に関わらず、ほぼほぼSNSを使ってリレーションを作っています。一度リレーションが出来てしまえば、以降はSNSを使って連絡が出来ます。SNSの投稿から名刺以上の情報を伝えることも出来ます。SNSを全くやらない人は仕事用のSNSアカウントを作るという方法もあります。
いつも以上に雑なコミュニケーションをオフィスにいる時は「あー疲れたなー」とか「ダルいなー」とか「今夜飲みに行きたいなー」とか雑に発すれば誰かが反応してくれたかもしれませんが、テレワークではそうはいきません。しかしこういう雑談こそが重要であったと気づいた人は多いのではないでしょうか。僕もそうです。いやー飲みに行きてえな。
テレワークでこそ雑なコミュニケーションを活発に取るべきです。Slackに上記のようなセリフを反射的に書いてもいいし、雑にビデオ会議を立ち上げて雑談相手募集してもいいです。何なら社長とかにDMしてビデオ会議をお願いしてもいいと思います。みんな喜んでやるでしょう。テレワークでこそ、コミュニケーションには厳格さや厳密さを求めず雑にしましょう。リアクションはオーバーなくらいで良いです。「おめでとう！！！」とか「すごい！！！！」とか感嘆符を使いまくりましょう。もちろん絵文字も使いまくりましょう。
休憩は多めに取る
ぶっちゃけ、一日中部屋にいて椅子に座ってたら疲れるじゃないですか。どうしても運動不足になるし、水分も控えめになるし、人とも会話しないし、首や肩は痛くなるし。なのでリフレッシュのため、休憩時間は多めにとりましょう。
単に昼休みを長くするとかではなく、夕方にちょっと散歩に行くとか、子供と遊ぶ時間を作るとか、ミーティングとミーティングの間にはダラダラするとか、なんでもいいです。意識して休憩を多めに取ることが、ストレスを抱え込まない大事な要素です。当然ですけど、短時間の休憩なんか別に休憩時間として打刻する必要は全くありません。業務中にタバコ吸ったりトイレ行ったりコンビニ行ったりジュース飲んだりするのと大差ありません。積極的にサボr(
ダイヤモンド社 (2020-07-29T00:00:00.000Z)
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