2009/05/13

新社会人に伝えたい7つのこと

GWも終わり、新社会人の皆さんもそろそろ会社の雰囲気に慣れてきたことだと思います。大きな会社であれば、3ヶ月の研修期間の折り返し地点です。小さな会社であれば、実業務に就き始めてる人もいるのでは無いでしょうか。僕の会社は新卒を採用できるような規模ではないので、新社会人はいないのですが、世間の新社会人の皆さんに伝えたいことを以下にまとめました。
既に社会人として経験を積んだ人達には当たり前なことばかりかも知れませんが、僕自身改めて思い返したいと思います。

-----
(1)とにかくノートにメモを取る。
 教わったこと、指示をもらったこと、先輩から伝えられたことは何でも、とにかくノートにメモを取りましょう。聞いたその瞬間は不要と思うことがあるかも知れませんが、後で必要になる場合もあります。要不要の判断は後で行えば良いし、その判断は経験によって培われていくので、最初は全てメモに取ってしまいましょう。
 メモった上でわからないことを聞くのは、上司や先輩も許容してくれて、もう一度教えてくれることでしょう。しかし、メモを取っておらず、「わかりません」とか「忘れました」と言っても、きっと二度教えてくれることはありません。
 
(2)口頭で受けた指示や打ち合わせは、内容をメールで送信する
 先輩も忙しいので、指示したことを忘れてしまうこともあるし、場合によっては思いつきで指示を出す先輩もいるかも知れません。自分と先輩との間での認識の違いや、言った言わないのトラブルを防ぐためにも、口頭で受けた指示や打ち合わせ内容は必ずメモし、後で内容を箇条書きにして、指示者や打ち合わせ参加者にメールで送信しましょう。
 メールとして残ることで、記録にもなるし、自身のタスクの管理にも使えます。

(3)口頭だけでは理解が難しいものは、メールでもらえるよう依頼する
 口頭で説明を受けている時ははわかったような気がしても、後で考え直すと「どんな意味で言ってたんだろう」とわからなくなってしまうことがあります。また相手の説明自体が間違っている場合もあるかも知れません。口頭で説明を聞いて、複雑なもの、理解が難しそうなものは、メールでも欲しいと依頼したほうが正確に意図を把握することが出来ます。相手が先輩やお客様の場合でも、「お手数をお掛けして大変申し訳ありませんが」と前置きして、メールでも欲しいと伝えましょう。大抵の場合は承諾してくれます。
 また、メールでもらう、というのは外部ベンダとの調整でも大切です。例えば何らかのトラブルで、外部ベンダから口頭で説明を受ける場合があるかも知れませんが、必ずメールでももらうようにしましょう。他の人間に説明する場合の根拠として使うことが出来ます。

(4)スケジュールを立てる時はインプット・タスク・アウトプットを明確にする
 インプットはタスクを実行する為に必要なもの、アウトプットはタスクを実行した結果作成されるもの、です。例えば、インプットとしては「お客様からご提供頂く資料」があり、タスクとして資料を元した「設計」があり、アウトプットとして「設計書」がある、という形です。アウトプットを設定するで、そのタスクの意味、タスクを実施する理由が明確になります。タスクは5W1Hを明確にしましょう。
 また、基本的に、どのような作業でも、他人に見せ無くても良いので、必ずスケジュールを設定しましょう。ざっくりとしたものでかまいません。スケジュールを設定しない作業は後回しにしがちです。「意識しておく」ことだけの為にも、スケジュールは設定しておいたほうが良いです。

(5)アラートは早め早めにエスカレーション
 経験の浅いうちは、問題の重要性の判断に誤りがある場合があります。問題を過小評価すると、トラブルの肥大化に繋がります。重要性の判断は経験が必要なので、経験のある先輩に任せたほうが無難です。どんな問題でも、自分で勝手な判断はせず、早め早めに先輩にエスカレーションしましょう。

(6)出来ないと安易に言わない
 依頼されたとき、指示されたとき、相談されたとき、代替案が出ようもないくらい不可能な場合以外は、出来るための代替案をちゃんと検討し提案しましょう。どうやったら出来るのか、出来ない場合は何故出来ないのか、明確に説明できるようにしないと、考える力が無い、無能だと判断されます。

(7)アピールは重要
 新社会人は若手芸人くらいグイグイアピールするくらいでちょうど良いです。どんどん自己主張していきましょう。例えば、

●やる気のアピール→可能な限り手をあげて仕事をもらう。自分の手が空いたらやることが無いか周りに聞く。今どんなことを勉強しているのかちょくちょく話す。
●やったことのアピール→自分から積極的に報告する。指示が無くても日報メールを出す。日報はやったこと・これからやること・問題点、の3つでよい。悩んでること・躓いていることも書いておく。

 などなど。自分に面白い仕事、面白い技術、面白い話を集めるためには、周りに認知してもらう必要があります。ウザいくらいでちょうど良いのです。
-----

以上7項目、いかがでしょうか?新社会人の皆さんは是非上記について考えてみて下さい。現社会人の皆さんは、自分がどう行動しているか、振り返ってみると良いのでは無いでしょうか。